Ceremonial de Relaciones Públicas.

El ceremonial de Relaciones Públicas es una adaptación del Protocolo al contexto actual del Management y la Comunicación Corporativa.

Cada gran movimiento en el escenario internacional trae aparejados nuevos modelos de gestión y relacionamiento; tal como sucedió con la aparición del Protocolo producto de la nueva organización política internacional, el siglo pasado fue testigo de la consolidación del poder económico de las grandes industrias y corporaciones empresariales.

El Ceremonial de Relaciones Públicas es un nuevo concepto que no hace más que reflejar el reposicionamiento que la actividad del ceremonial ha operado en la mente y consideración del público en general y en el concierto de las disciplinas científicas que coadyuvan al logro de los objetivos del management empresarial en particular.

El correcto comportamiento protocolar de las personas que se desempeñan en una empresa no

sólo facilita la comunicación entre las partes sino que además, la hace más profesional y eficiente.

En el contexto actual del Management y la Comunicación Corporativa las ventajas competitivas que pueden alcanzar las empresas ya no pasan tanto por las variables históricas del “mix” de marketing, sino por diferencias más sutiles y difíciles de igualar como son: la calidad comunicacional, la responsabilidad profesional, la buena imagen, el compromiso ético y la buena reputación percibida por los diferentes públicos.

El Ceremonial otorga coherencia al esfuerzo comunicacional de las personas y corporaciones por relacionarse más y mejor, al mismo tiempo que repercute muy favorablemente en la imagen institucional que proyectan entre los distintos grupos de interés con los que se relacionan.

La estrategia se aplica a distintas disciplinas y/o situaciones donde se persigan objetivos concretos.

El plan estratégico es la visión más elevada que se pueda tener en la búsqueda de obtener los objetivos primarios. De ese plan podrán desprenderse otros planes, estrategias focalizadas en algunos de los objetivos, la elaboración de las tácticas y la definición del mejor management para poder ejecutarlo.

El Ceremonial de Relaciones Públicas, estratégicamente considerado, coadyuva a la consecución de la misión de una organización, perfecciona su visión y promueve los principios y valores que dan fundamento al ser y al hacer. Promueve un mayor y más respetuoso relacionamiento entre los diferentes públicos que componen una empresa o institución.

Actualmente, como se advierte, se exige un ceremonial dinámico que esté a tono a las exigencias de este tiempo, un Ceremonial de Relaciones Públicas.

Este tipo particular de Ceremonial, debe ser concebido como un sistema de pensamiento y de acción estratégico que permite interactuar, con ventaja, sobre el conflicto: en este caso, la dicotomía que se observa entre el contenido y el tratamiento de los mensajes corporativos e institucionales. Esta estrategia es la mejor forma conocida de enfrentar la naturaleza y los efectos del conflicto.

Las relaciones entre funcionarios y ciudadanos, entre superiores y subalternos, entre ejecutivos y clientes o proveedores deben tender hacia la excelencia y la plena realización y convivencia armoniosa. La capacidad de adaptarnos al entorno, de trabajar en equipo, de apegarnos a las consignas, de relacionarnos asertiva y empáticamente con los demás, de dar cuenta de nuestros actos y ser solidarios con quienes más nos necesitan, son algunas de las claves operantes en el Ceremonial de Relaciones Públicas.

Descripción de sus principales funciones. 

El Ceremonial de Relaciones Pùblicas es sinónimo de orden y respeto por las distintas jerarquías. Son muy frecuentes hoy por hoy las reuniones de negocios en sus múltiples formatos: Desayunos y almuerzos de negocios, “brunchs”, cócteles, presentaciones de producto, “work shops”, alianzas estratégicas, fusiones y adquisiciones, reuniones de directorio, convenios, exposiciones por nombrar sólo algunas de las más importantes.

La relación entre los diferentes grupos de interés en una empresa o institución, llámese: accionistas, directivos, mandos medios, empleados, clientes, cámaras, asociaciones, colegios profesionales, organizaciones no gubernamentales y sociales, gobiernos nacionales, provinciales o municipales y entidades de todo tipo, hace primordial que todas las personas conozcan su posición, la hagan respetar y respeten las de los demás en virtud de una conducta empática y asertiva.

Estos encuentros deben ser regidos por un código o protocolo de gestión para que con ello se facilite la interrelación.

El mayor o menor grado de formalidad en el comportamiento profesional y social depende de la actividad en que se desenvuelve la empresa y de las políticas que se hayan establecido oportunamente en materia de relacionamiento formal y vinculación socio cultural.

Dentro de las empresas nos encontramos con rangos claramente diferenciados por lo que será fundamental que cada persona conozca su posición y la haga respetar.

La cortesía es indispensable en el ámbito laboral. El comportamiento social y el que se utiliza en el lugar donde se desempeña laboralmente el individuo deben ser concordantes.
Algunas pautas a tener en cuenta.

Tratamiento: es la manera correcta que han de tener para dirigirse los miembros de las instituciones, tanto entre sus pares como frente a terceros. La precedencia estará encabezada por los fundadores de la institución y se regirá de acuerdo al organigrama, estatuto o cultura institucional de cada ente en particular.

Entre personas que tienen la misma jerarquía, la precedencia deberá estar dada preferentemente por la antigüedad en el cargo o por el orden alfabético referido a la denominación del cargo que se desempeña.

Cuando se desee tener una reunión, lo correcto será que el que tenga la iniciativa vaya o llame al escritorio de su igual. No se lo llamará a nuestra oficina a no ser que nos esté visitando alguien cuyo aporte sea de interés para el tema común. Si esta reunión fuera formal, la persona deberá ponerse de pie cuando entre su colega, lo saludará y presentará a los visitantes, indicándole un asiento antes de sentarse nuevamente.

Al llegar al escritorio de un ejecutivo, sin haber solicitado previamente una entrevista, si encontramos a éste ocupado en algún quehacer, esperaremos a que termine lo que está haciendo antes de comenzar con el tema que nos llevó a visitarlo. Como contrapartida, no es correcto recibir a una persona y hacerla esperar mientras se habla por teléfono. Se debe acortar la conversación y solicitar que no le pasen llamadas a fin de concentrarse en la visita.

En general, los subordinados deben aceptar y seguir lo que indiquen y decidan los superiores. Si hay alguna discrepancia o bien alguna idea que pueda mejorar la ejecución de la tarea, se expondrá el parecer con cortesía y en privado. La decisión de pasar del tratamiento de utilizar el apellido de una persona a usar su nombre de pila dependerá de quién tenga mayor jerarquía.

En el primer contacto comercial con otra persona será incorrecto usar el nombre de pila. Lo correcto es no vosear o tutear.

El correcto tratamiento de las llamadas entrantes es el siguiente: Que una persona se encargue de atender el llamado es preferente a que lo haga un derivador automático. Al atender deberá saludar, presentarse y ponerse a disposición de la persona que realizó el llamado.

Si la persona requerida a través del llamado entrante no puede recepcionar el llamado por alguna razón justificada, lo correcto es tomar los datos del interesado y eventualmente el mensaje que deseare dejar y acordar el tratamiento posterior; que, por lo general, consiste en la devolución del llamado por parte de la persona excusada.

La observancia del ceremonial por parte de una empresa contribuye a la articulación de una buena reputación corporativa.

Autor: Mgter. Antonio Ezequiel Di Génova

Antonio Di Génova Tapa

Contacto Antonio Di Génova

 +54 911 5595 9511

Email de contacto: adigenova@redrrpp.com.ar
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