“Tips” de RR.PP. y Protocolo aplicados al “Home Office”.

“Tips” de lo que en materia de “Relaciones Públicas y Protocolo” debiera permitirse y fomentarse y lo que no, en épocas de pandemia y cuarentena.

Para muchos de nosotros, el home office se transformó en la única forma posible de ejercer nuestras funciones y responsabilidades profesionales y realizar nuestro trabajo diario. Como toda modalidad novedosa tiene aspectos funcionales y otros disfuncionales en varios frentes. Encontrar el equilibrio funcional de esta herramienta tecnológica es vital para proyectar en el tiempo esta forma de desempeñarnos.

Administración del tiempo:

Un aspecto central a tener en cuenta es la administración del tiempo, que trabajemos desde nuestro hogar no significa que no haya parámetros horarios para el desarrollo de nuestras funciones. El Ceremonial exige reglas claras para que todos sepamos a qué atenernos. El horario de trabajo es fundamental. Saber desde qué hora hasta qué otra se extiende la jornada de los empleados es fundamental.

Esta restricción debe ser tenida en cuenta por los miembros de la organización para la que trabajamos y para los miembros de nuestro propio entorno, de forma tal que respeten nuestra privacidad y necesaria tranquilidad con la que debemos tratar nuestros asuntos laborales.

La vestimenta:

Una gran ventaja del trabajo en casa es el de no tener que realizarlo con una vestimenta tan formal como la que llevamos a nuestras oficinas tradicionales. Sin embargo el hecho de no tener que vestirme con traje y corbata, por poner un ejemplo masculino, no significa que nos sea permitido mostrarnos, tal como posiblemente lo haríamos en la intimidad de nuestros hogares o en nuestro tiempo libre. Las relaciones interpersonales que llevamos adelante durante el teletrabajo son de carácter empresarial o institucional, no social.

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El espacio físico desde el que trabajamos:

Si bien toda regla tiene sus excepciones, lo recomendable para realizar nuestras funciones de trabajo en los horarios preestablecidos es acondicionar un sector de nuestro hogar en el que sea posible trabajar cómodamente y con privacidad. En nuestras casas solemos convivir con nuestra familia, como es lógico, pero no por ello nuestros ocasionales interlocutores deben apreciar los desplazamientos o actividades de los demás integrantes de nuestro entorno personal. Si las condiciones de nuestra vivienda no permitieran lograr ese cometido, todos en conjunto trataremos de hacer nuestro mejor esfuerzo.

Cómo y cuándo responder mensajes:

No importa si el mensaje recibido es vía Emails, WhatsApp, MSN u otro; todos son medios válidos en el ámbito laboral y todos son muy necesarios por otra parte. Lo importante es responder en tiempo y forma.  Las personas en general demandan cierta inmediatez en las respuestas y cualquier demora puede generar malos entendidos. Lo aconsejable es responder tan rápido como nos fuera posible, independientemente del tono o tener de la respuesta. Es perfectamente comprensible que una respuesta exija un tratamiento específico que demande un tiempo prudencial para remitirla; pues en esos casos, lo ideal es hacérselo saber a nuestro interlocutor. Un simple: “Me pongo a trabajar con el tema y ni bien tenga una respuesta se la envío” es un buen ejemplo de responder rápida cortésmente, sin atender el fondo del tema pero sí la forma y no afectar por ello la continuidad de la relación.

En el menos tiempo que nos sea posible tiempo es lo más rápido posible; la forma en la que se responde, más allá del tono o tenor del mensaje, es en el menor tiempo posible.

Lo bueno si breve, dos veces bueno:

Desde hace tiempo en el ámbito de los negocios se valora la calidad del mensaje y su tratamiento. Forma y modo son fenómenos recíprocos, dos caras de una misma moneda. Dentro de este parámetro conceptual, se valora muy especialmente la concisión que un interlocutor pueda darle a su intervención. En los diálogos que se materializan a través de medios tecnológicos digitales se pierden matices de comunicación no verbal que ameritan realizar alocuciones breves y puntuales. Es preferible que se nos solicite una ampliación sobre un tema determinado a que saturemos la capacidad de atención de los participantes, que en este tipo de transacciones comunicacionales es inferior que en una reunión presencial.

Autor: Antonio Ezequiel Di Génova (Argentina)

Antonio Ezequiel Di Génova es Magíster en Neurocomunicación y en Comunicación Corporativa, Protocolo y Asesoría de Imagen; como Consultor teletrabaja con empresas e instituciones de toda la región.

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